Рубрики
Тема недели
В ситуации кадрового голода управляющим отелей приходится нелегко: нужно выполнить финансовый план, обеспечить высокий уровень сервиса гостям и всё это с минимальными ресурсами.
Размещено:
Отель «Novotel Санкт-Петербург Центр» сокращает расходы на ИТ в 2 раза после перехода с иностранного ПО на «1С»
«Novotel Санкт-Петербург Центр» автоматизирует управление финансами, бюджетирование и учет в ресторане с помощью «1С». Синхронизировано формирование МСФО для управляющей компании Accor и отчетность для контролирующих органов в РФ. Программное обеспечение «1С» заменило иностранную систему «iScala». ИТ расходы филиала международной сети отелей сократились в два раза. Подготовка ежемесячного отчета для штаб-квартиры занимает один рабочий день вместо четырех. Операции по реализации блюд ресторана ускорились на 25%.
Отель «Novotel Санкт-Петербург Центр» является частью французской гостиничной сети, входящей в состав международной группы Accor. Петербуржский Novotel включает 233 номера, ресторан, лобби-бар и 9 конференц-залов. Отель предлагает гостям услуги полноценного питания, визовой поддержки, индивидуальных и групповых экскурсий, аренды авто. В работе отеля задействовано 126 сотрудников. Ежедневно персонал документирует 100+ финансовых и торговых операций. Количество документов, оформляемых за месяц, переваливает за 10 тысяч.
Унаследованная ИТ-система отеля имела иностранного поставщика и обслуживалась специалистами, которые не могли подключаться к программному обеспечению дистанционно. Отчет оборотно-сальдовой ведомости не отражал конкретные операции. Проводки по каждому затратному счету приходилось собирать из разных документов. Поэтому подготовка отчета по стандарту МСФО для штаб-квартиры во Франции становилась большой трудозатратой, занимающей до 4-х дней работы специалиста, ведь документ отражает операции отеля по финансам, продажам, закупкам, HR, маркетингу. «Novotel Санкт-Петербург Центр» также ведет отчетность по стандартам российского законодательства. Отчетность по МСФО предоставляется пятого числа ежемесячно. А по российским нормам документы за предыдущий месяц могут поступать и учитываться уже после этой даты. Создать подобную схему учета в унаследованной системе было невозможно.
Руководство желало исключить срывы сроков подачи документов в налоговые органы и в головной офис сети, избавиться от их ручного формирования. Помимо этого, требовалось пересмотреть работу с расхождениями между теоретическими и фактическими остатками ресторана, чтобы ежемесячная инвентаризация отражала реальную картину по продукции и ее себестоимости. Для достижения целей компании требовалась система, которая отражает выручку и затраты по всей деятельности отеля: от гостиничного комплекса до общепита.
В качестве программных продуктов были выбраны «1С:Бухгалтерия 8 КОРП», «1С: Зарплата и Управление Персоналом 8» и «1С-Рарус: Управление рестораном». Они позволяли собирать и обрабатывать финансовые операции с необходимой степенью детализации, исключая зависимость компании от импортного ПО с труднодоступными специалистами.
Партнером по внедрению стала команда РАУ АйТи. Прежде чем приступить к переходу на «1С», петербургский филиал Novotel прошел обучение. Во время переноса данных техническая поддержка отеля оказывалась круглосуточно. В ходе проекта отель предоставлял требуемую отчетность без нарушений по срокам и ошибок. Проект перехода «Novotel Санкт-Петербург Центр» на «1С» стал одним из первых среди подобных кейсов сети Novotel в России.
Итоги проекта
«1С» активно используют 18 пользователей. В их числе главный бухгалтер, финансовый директор и контролер, внутренний аудитор и менеджер по закупкам, руководитель отдела продаж, и ИТ менеджер, кассиры. Через программы 1С учитывается вся выручка и затраты по отделениям отеля, производится подготовка информации для использования в корпоративных инструментах, созданных сетью Accor. Переход на российское ПО обезопасил данных по внутренним бизнес-процессам и открыл возможность обновления программ для устранения ошибок системы.
Компания избавилась от зависимости в специалистах, обслуживающих унаследованную систему. Расходы на обслуживание ИТ-инфраструктуры снизились в 2 раза. В случае ошибок ПО отель получает быстрый отклик и поддержку ИТ специалистов. Количество компаний, которые могут оказывать поддержку, выросло.
В системе 1С отражаются данные по реализации блюд ресторана. Каждое блюдо имеет карточку, в которую включены ингредиенты для его приготовления. Карточки привязываются к проданным блюдам, что формирует их себестоимость. Настроена система устранения расхождений между теоретическими и фактическими остатками ресторана. Ежедневное списание продуктов проходит на 25% быстрее, при инвентаризации не возникает разниц, вызванных ошибочным списанием продуктов.
Исключены риски срыва сроков подачи отчетности. Появилась возможность исправлять ошибки в документах еще незакрытого периода. Синхронизировано формирование отчета о прибыли и убытках компании в разрезе статей затрат по МСФО для управляющей компании Accor и налоговая отчетность для контролирующих органов в РФ. Документы, поступающие в российскую базу, перегружаются в информационную базу для МСФО с учетом в новом месяце, как и требует франшизодатель. Оборотно-сальдовая ведомость имеет детализацию до проводок с конкретным контрагентом из единого отчета.
Сократились трудозатраты на ручные переносы данных из унаследованных систем. Подготовка отчета для штаб-квартиры занимает один день вместо четырех. Данные, первично введенные в «1С-Рарус: Управление рестораном» или в «1С:Бухгалтерия 8 КОРП» автоматически подготавливаются под стандарт отчетности МСФО.
Ольга Комелькова, финансовый директор «Novotel Санкт-Петербург Центр»: «Переход на систему «1С» — это безусловный шаг вперед в развитии отеля. Процессы, задействованные комплексом программ, значительно упростились, ресурсы на обслуживание системы больше не являются причиной головной боли».
Компания «РАУ АйТи» - ИТ-компания, разработчик программного обеспечения и партнёр фирмы 1С. Автоматизируем учёт и бизнес-процессы с 2010 года. Занимаемся разработкой систем с нуля, внедрением ERP-систем, переходом с зарубежных систем.
Адрес веб-сайта: https://rauit.ru/
Контактная информация:
Адрес: Санкт-Петербург, ул. Всеволода Вишневского, д.12А, офис 604
Телефон: +7 (812) 309-29-03
E-mail: info@rauit.ru
источник: «РАУ АйТи»
Комментарии к статье пока отсутствуют. Будьте
первым!
Для добавления комментариев необходимо авторизоваться на портале.
Для добавления комментариев необходимо авторизоваться на портале.
Новости этого источника
При использовании материалов сайта интернет-изданиями, прямая, активная гиперссылка, индексируемая поисковыми системами, указывающая на главную страницу веб-сайта ProHotel.ru обязательна. Перепечатка материалов сайта в традиционных СМИ допускается только с письменного разрешения редакции.
Обсуждение ВКонтакте
Обсуждение на Facebook